Si estas aquí es porque en algún momento escuchaste algo como el titulo de esta publicación. En los acompañamientos y cursos de Scrum que he podido realizar es muy común escuchar el comentario que “Scrum tiene muchas reuniones”, “Scrum tiene muchas ceremonias”, “¿A que hora trabajamos? si Scrum tiene reunionitis”-
Si sacamos cuentas por un sprint de dos semanas estaríamos usando:
- Planning – 4 horas.
- Sprint review – 2 horas.
- Sprint retrospective – 2 horas. (aprox)
- Refinamiento del backlog – 2 horas (aprox).
- Daily Scrums – 2 horas y media.
¡Esto nos da un total de 12 horas y media de trabajo.! es decir mas de un día de trabajo se nos van en eventos de scrum.
Ante estos cálculos no tengo más que darles la razón y conectar con la situación. El contexto de porque esto genera malestar principalmente se debe a que las personas de la empresa ya tenían su agenda llena de reuniones. La reunionitis o el “No tengo tiempo, tengo muchas reuniones” ya existía antes de scrum en la empresa. Si este es el caso, entonces los eventos de scrum se vuelven una carga laboral adicional. El nuevo colaborador que ahora es Product Owner tiene que seguir manteniendo al negocio pero como ahora es PO tiene mas responsabilidades que debe colocar en el mismo tiempo. Los miembros del equipo tales como líder técnico, arquitecto y UX también están a tiempo parcial y se les agregan estas reuniones. Entonces le seguimos dando la culpa a los eventos de scrum.
Los eventos de scrum no son el problema ellos son Time-boxed, no sobrepasan de su tiempo estimado. El problema es la reunionitis o sobrecarga de reuniones que tenían antes. Los eventos de scrum tienen como propósito guiarnos en un flujo de entrega continua, nos deben ayudar a ya no tener mas reuniones.
¿Qué podemos hacer?
Un ejercicio que hicimos a favor de la transparencia fue:
- Luego de la retrospectiva cada uno de los miembros del equipo proyectó su calendario para las siguientes semanas.
- Se identificaron que reuniones no generaban valor o eran de poco valor.
- El equipo retaba cada reunión y proponía ideas para que el dueño del calendario no deba tener dicha reunión.
- El equipo se comprometía mediante acciones a ayudar al expositor en liberar esas reuniones que ahora se llamaban impedimentos.
- El rol de facilitador / scrum master / agile coach es necesario en esta dinámica pues puede volverse hostil si no es facilitada correctamente.
Se debe recordar que se cuestionan las reuniones y su utilidad para el equipo mas no se cuestiona a la persona que las tiene. Se debe hacer de manera respetuosa.
Espero esta dinámica les permita demostrar que las reuniones en exceso no vienen de scrum. Al hacer esta dinámica vimos que los eventos de scrum eran los mas necesarios, que mas valor daban y en las que mas el equipo deseaba participar.
